2007年11月28日水曜日

[Microsoft Office Project]メモやらテキストを使う

先日のこと、同僚から
「MSPでメモを使いたいんだけどどうすればいいの?」
という質問をされました。

Microsoft Office Projectのメモは下の手順でできます。
 「挿入」→「列」→「フィールド名」でメモを選択。
 あるいはヘッダー部分で右クリックをして「列の挿入」を選んでも大丈夫です。
 表示位置はマウスでドラッグアンドドロップすることで好きな場所に配置できます。

さて、このメモですが使い方次第でMicrosoft Office Projectが非常に便利になります。
というか使ってください。使う前提です。

よくある話ですが「全体スケジュールはProject、詳細な課題一覧はExcelで。」というスケジュール管理を見かけますが、これは管理資料の一元化に反するのでお勧めできません。だいたい詳細な課題一覧はスケジュールにひもづくので、1つの資料で管理できるのであれば分ける必要はないはずです。

そこでメモを有効活用しましょう。
もしタスクにひもづく詳細な課題がたくさんあるのであれば、行を増やして管理すればいいだけです。邪魔なら格納してください。
またメモだけで足りないのであれば「テキスト」フィールドを使うことも可能です。使い方はメモと一緒です。ただしテキストフィールドにデータが入っていても状況説明のフィールドにメモのしるしは出ませんが、、、、、、。

メモを有効活用して、スケジュールのあいまいな点を減らす、未確認事項をはっきりさせると、プロジェクトの進捗が少しスムーズになります。